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Mitarbeitergespräche gehören zu den wichtigsten Führungsinstrumenten. Aber gerade sie bereiten vielen Führungskräften Probleme und frustrieren Mitarbeiter mehr als sie zur Motivation und Zufriedenheit beitragen. Aber nur schon einige wenige Regeln wie die folgenden tragen dazu bei, Mitarbeitergespräche erfolgreich, zielführend und motivierend zu gestalten.

Nicht den Menschen, sondern die Leistung beurteilen Eine wichtige Grundregel für die Beurteilung lautet, dass nicht der Mensch beurteilt wird, sondern immer nur seine Leistung und sein Verhalten. Eine Beurteilung des Menschen steht weder dem Vorgesetzten noch dem Unternehmen zu. Die Beurteilung hat sich auf die Aspekte zu beschränken, für die ein Mitarbeiter eingestellt ist und entlöhnt wird. Dies muss auch im Gespräch zum Ausdruck kommen: „Sie arbeiten ungenau und unkonzentriert“ zielt pauschalisierend auf den Menschen, wogegen die Aussage „Ihre letzte Terminplanung enthielt leider einige Fehler, welche nach meinen Beobachtungen und Vermutungen die Folge von Unkonzentriertheit sein könnten. Wie sehen Sie das?“ die Sache betrifft und dem Mitarbeiter Raum für seine Sicht der Dinge lässt.

Schon Kritik muss den Glauben an die Verbesserung enthalten Wenn dies gelingt, sind die Akzeptanz einer Kritik und die Chancen einer Leistungsverbesserung um vieles höher, da der damit zum Ausdruck kommende Glaube an die Fähigkeiten des Mitarbeiters und seine Bereitschaft zur Leistungsverbesserung auch den Ehrgeiz anspricht. Ist also beispielsweise die Termineinhaltung ein häufiges Problem, so ist die Aussage „Sie müssen sich bewusst sein, dass Ihre Terminverspätungen in der Spedition oft zu Stress führen. Da Sie aber auf Ihrem Gebiet ein routinierter Experte sind und ja auch die neue Software hervorragend beherrschen, sollten Sie diese Schwäche eigentlich problemlos beheben können“.

Was ist veränderbar und was nicht Dies ist eine zentrale Überlegung, die wesentlich zu konstruktiven Beurteilungsgesprächen beiträgt. Nicht veränderbare Mängel können wegen fehlender Ausbildung bestehen (ohne Buchhaltungsgrundlagen kann eine Sekretärin sich auch in einfachen Buchungen nicht verbessern) oder durch stark ausgeprägte Persönlichkeitseigenschaften (ein eher chaotischer, sich auf das „big picture“ orientierender Mitarbeiter kann sehr kreativ sein, aber Detailfehler in Statistiken eher nicht zuverlässig feststellen). Veränderbarkeit und Einflussnahme müssen schon bei der Gesprächsvorbereitung analyisiert und nachher auch klar auseinandergehalten und kommuniziert werden.

Humor kann Wunder bewirken Humor in einem Gespräch bewirkt viel. Man kann einen Sachverhalt von einer humoristischen Seite her angehen, zum Gesprächsthema ein lustiges Erlebnis schildern, eine Prise Selbstironie einbringen oder einer Situation als Ganzes überraschenden und unerwarteten Humor abgewinnen, indem man sie von einer weniger ernsten Seite betrachtet. Humor lockert auf, schafft Nähe, entkrampft festgefahrene Gesprächssituationen, baut Ängste ab und zeugt von Souveränität.

Deshalb ist Humor ein starkes, wirksames und sehr empfehlenswertes Mittel für Mitarbeitergespräche – die Selbstironie kommt dabei übrigens besonders gut an und schafft starke Sympathien. Er sollte jedoch echt, der Situation und dem Mitarbeiter angepasst und dosiert eingesetzt werden. Zu vermeiden ist auch seichter, schwer verständlicher oder niveauloser Humor oder gar Zynismus, der auf Kosten anderer geht.

Präzise und klar kommunizieren Es ist erstaunlich, wie vielen Menschen es schwerfällt, genau, präzise, klar und konkret zu sprechen und zu informieren. Dies verunsichert dann gerade in Mitarbeitergesprächen oft, führt zu Missverständnissen, lässt den Mitarbeiter ratlos zurück und hinterlässt mehr Fragen als Antworten. Wie möchten Sie informiert werden – wie im ersten oder wie im zweiten Beispiel? Erstes Beispiel: „Wir sollten nächstens darüber sprechen, wie wir dieses Problem in den Griff bekommen.“ Zweites Beispiel: „Die schlagartige Zunahme der Kundenreklamationen um beinahe 10 % ist alarmierend. An unserer nächsten Wochenbesprechung am kommenden Montag müssen wir die Gründe analysieren und Massnahmen ergreifen, was wir dagegen tun können.“ Wer präzise kommuniziert, schafft nicht nur mehr Klarheit, sondern wirkt auch kompetenter, handlungsorientierter und selbstbewusster.

Beispiele und Geschichten bleiben haften Wer Fakteninformationen mit lebendigen, interessanten und anschaulichen Geschichten und Beispielen vermittelt oder diese in solche verpackt, wird besser verstanden, erzielt mehr Aufmerksamkeit und erhöht das Erinnerungsvermögen. Es sind vor allem die witzigen und ungewöhnlichen Geschichten, die Emotionen wachrufen und an die man sich besonders gut erinnert. Am besten lernen Menschen aus der Verallgemeinerung von Beispielen und Geschichten. Diese Art der Kommunikation lockert auch Stimmungen auf, bewirkt Sympathie und positive Gefühle.

Schlüsselbegriffe aufnehmen und verwenden Der eine Mitarbeiter nennt es Idee, der Vorgesetzte Strategie und ein weiterer den Schlüssel zum Erfolg. Oder auch Begriffe wie Profit, Ertragsstärke und das „Verdienen“ lassen unterschiedliche Einstellungen vermuten. Begriffe und Wortwahl sind Zeichen von Grundhaltungen, Denkwelten und Lebenswerten. Je nach Gesprächsthema sind in der Wortwahl und Ausdrucksweise auch Unterschiede in Herkunft, Bildung, Ausdrucksvermögen, Fachwissen und Intelligenz erkennbar oder zeigen, wie vertraut oder fremd jemand mit dem Sachgebiet oder Gesprächsthema allgemein ist. Man schafft in einem Gespräch Gemeinsamkeit und Übereinstimmung und wird vom Gegenüber besser verstanden, wenn man seine Begriffe übernimmt, vor allem, wenn es sich um „Lieblingsbegriffe“ handelt, die oft benutzt werden. Die Angleichung an die „Begriffswelt“ von Mitarbeitern verbessert die Kommunikation.

Auch auf andere Standpunkte und Sichtweisen eingehen Jeder Mensch hat – von seinem Standpunkt aus – recht: Statt andere missionieren zu wollen, auf dem eigenen Standpunkt zu beharren und diesen anderen aufzwingen zu wollen, müssen Führungskräfte in der Lage sein, andere Standpunkte klären und verstehen zu können. Dies heisst ganz einfach, auf den anderen einzugehen und zuzuhören. Andere Standpunkte klären heisst auch, sie wertzuschätzen, Vor- und Nachteile abzuwägen, sie in Betracht zu ziehen, sie zuweilen gar anzunehmen und als besser als den eigenen zu betrachten. Dies schafft ausserordentlich viel Vertrauen, fördert das Selbstvertrauen des Mitarbeiters und zeigt glaubwürdig, dass man ihn ernst nimmt und seine Vorschläge und Fähigkeiten respektiert und aufnimmt.

Erwartungen klar und konstruktiv formulieren Emotional intelligente Kritik ist nicht nur sachlich und konstruktiv, sondern hilft Mitarbeitern bei Kritikgesprächen auch, zu wissen, wie es nun weitergeht. Dazu gehören Informationen, auf welche Weise bei welcher Aufgabe bis wann eine Verbesserung erfolgen soll und wie diese gemeinsam erkannt, überprüft und besprochen werden kann. Solche Erwartungsformulierungen sollten auch die Zuversicht in die Lösung des Problems und die Würdigung der Fähigkeiten des Mitarbeiters enthalten, dazu in der Lage zu sein, da dies zur Umsetzung motiviert und das Selbstvertrauen stärkt. Ein Beispiel einer solchen Erwartungsformulierung: „Ich würde es sehr begrüssen, wenn sie inskünftig an Sitzungen mehr auf andere Argumente eingehen und die Kritik ihrer Kollegen respektieren und wertschätzen würden. So würden Ihre nämlich oft wertvollen Inputs auch wesentlich mehr auf Gehör stoßen“.

Zu kritischem Feedback ermuntern und auffordern Nur die wenigsten Mitarbeiter äussern ihre Frustrationen und Unzufriedenheit gegenüber Vorgesetzten deutlich und offen. Stattdessen wird lieber am Kopierer gelästert, hinter verschlossenen Bürotüren getratscht oder die Faust im Sack gemacht. Dies liegt oft genauso an der mangelnden Courage und Offenheit von Mitarbeitern zur Kritik wie auch an der fehlenden Bereitschaft Vorgesetzter, an Kritik interessiert zu sein, diese zu akzeptieren und Mitarbeiter zur Kritik aufzufordern.

Fordern Sie Ihre Mitarbeiter deshalb immer wieder auf, kritisch zu sein, zu sagen, was ihnen nicht passt, was sie stört oder was sie wann weshalb gekränkt hat. Ein offenes und kritisches Feedback hilft Ihnen gerade als neue und noch unerfahrene Führungskraft, Fehler zu korrigieren und sich mangelhafter Verhaltensweisen bewusst zu werden. Darüber hinaus beweisen Sie Vertrauen in die Urteilsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter, zeigen Interesse an deren Meinung und Kritik und signalisieren, dass Ihnen gute Beziehungen wichtig sind. Allerdings entstehen diese Offenheit und der Mut von Mitarbeitern, Sie auf Unzulänglichkeiten und Fehler aufmerksam zu machen, nicht von heute auf morgen, sondern müssen erarbeitet werden. Einige konkrete Möglichkeiten sind:

• Auf Verhaltensveränderungen sofort reagieren und Gründe erfragen
• Bei Kritik sich explizit bedanken und Fehler erkennbar korrigieren
• Courage, Offenheit und Sensibilität loben und anerkennen
• An Meetings zuweilen solche Kritik thematisieren und akzeptieren
• Bei schlechten Teamstimmungen ganzes Team darauf ansprechen
• Bei selber erkanntem Fehlverhalten sofort dazu stehen und erklären
• Allenfalls eine anonyme oder offene Klagemauer einrichten
• Die Grösse haben, sich zu entschuldigen und zu Fehlern zu stehen